법인카드 다들 사용하시죠? 직원 식대, 거래처 접대, 사무용품 구입, 소소한 온라인 결제까지…하루에도 몇 번씩, 아무 생각 없이 긁고 계실 겁니다. 그런데 대표님께서 매일 들고 다니는 이 법인카드가, 어느 날 갑자기 회사를 무너뜨리는 흉기가 될 수 있어요. 이런 사실, 혹시 한 번이라도 진지하게 생각해보신 적 있으신가요? 오늘 주제는 “법인카드 사적사용의 골든타임, 대표님의 회사는 안전한가?”입니다. 특히, 가족 말고 타인 주주가 한 명이라도 섞여 있는 회사라면 끝까지 읽어주시기 바랍니다.

법인카드 사적사용이 가장 많이 적발되는 계기는?

바로 세무조사입니다. 세무조사 통보가 딱 오면, 보통은 세무대리인인 세무사가 대응을 하죠. 대표님은 “우리 세무사님이 알아서 잘 하시겠지…” 하고 생각하시는데, 여기서부터 이미 시계는 대표님 편이 아닙니다. 세무조사가 시작되면, 국세청은 통상적으로 최근 5년치 법인카드 내역을 요구합니다. 생각해보세요. 1년에 카드 사용 수천 건씩만 나와도 5년이면 수만 건이 됩니다. 이걸 조사기간 안에 앉아서 하나하나 보면서 소명 자료를 만드는 건 시간상 불가능에 가깝습니다.

세무대리인 입장에서도 마찬가지입니다. 갑자기 5년치 영수증, 업무일지, 지출결의서를 만들어 낼 수 없어요. 예전처럼 그냥 엑셀로 끼워 맞추고, 뒤늦게 영수증 몇 장 만들어서 붙여놓는 수준으로는 지금의 고도화된 국세행정, 빅데이터 기반의 세무조사 시스템 앞에서는 거의 통하지 않습니다. 국세청은 카드 사용시간, 장소, 업종, 거래패턴까지 이미 다 데이터로 보고 있습니다. 우리가 억지로 꾸며낸 티는 금방 납니다. 그 결과, 5년 동안 미비했던 모든 자료, 애매한 사용, 사적사용의 가능성이 조금이라도 있는 지출들에 대한 피해는 결국 전부 회사 몫으로 돌아옵니다.

그래서 제가 항상 드리는 말씀이 있습니다. 진짜 골든타임은 바로 지금이라는 것이죠. 평소에 위험한 사용을 했는지 즉시 체크하고, 사적사용이 있었다면 그때그때 바로 정리를 해놓으셔야만 나중에 세무조사가 들어와도 담담하게 대응할 수 있습니다. 골든타임은 “조사 통보 받은 이후”가 아니라 “카드를 긁는 바로 그 순간부터” 이미 시작되는 거에요.

국세청이 주목하는 사적사용

대표님들이 꼭 기억하셔야 할 3가지 위험패턴이 있습니다.

첫 번째는 시간과 장소입니다. 주말, 공휴일, 밤 11시 이후나 새벽 1시 같은 심야 시간대와 대표님 자택 근처에서의 카드 사용입니다. 이 조합은 국세청 입장에서 보면 “대표님 개인생활 패턴과 너무 잘 맞는 사용”입니다. 국세청은 이렇게 생각합니다. “회사 업무가 주로 평일, 근무시간대에 이뤄지는데 왜 주말 밤 11시, 대표 자택 근처 고깃집에서 법인카드가 긁히지?” 즉, 대표님의 생활 동선이 회계장부와 딱 겹치는 순간, 조사관의 머릿속에는 이미 빨간불이 들어옵니다.

그래서 주말·공휴일, 자택 근처 법인카드 사용은 그 자체만으로도 고위험 신호라고 보셔야 합니다. 업무상 필요했다면, 누구와, 무슨 목적이었는지, 어떤 논의가 있었는지 구체적인 메모와 증빙이 반드시 남아 있어야 합니다.

두 번째는 업종입니다. 대표님들께서 많이 실수하시는 영역이 바로 여깁니다. 미용실, 피부과, 헬스장, 요가, 애견 용품, 애견 미용, 개인 보험료, 가족 보험료...이런 것들은 회사 비용처리가 굉장히 어렵습니다. 특히 1인 법인이나 가족법인의 경우, 대표님 본인의 건강관리, 외모관리, 가족을 위한 지출을 “우리 직원 복리후생비 아닐까요?” 라고 주장해도, 국세청에서는 “대표 개인을 위한 지출” 로 보는 경우가 압도적으로 많습니다. 회사와 희미하게 연결만 되어 있다고 해서 다 회사 비용이 되는 건 절대 아닙니다. 포인트는 이겁니다.

“이 지출이 없었으면, 회사 매출이나 사업이 실제로 줄어들었을까?”

이 질문에 자신 있게 “그렇다”고 답하기 어려운 지출은 대부분 위험한 비용이라고 보시면 됩니다.

세 번째는 증빙 부족입니다. 대표적인 게 이겁니다. 마트에서 한 번에 계산했는데요?, 온라인몰에서 그냥 한 번에 결제했습니다...문제는 카드전표만 가지고는 무엇을 샀는지, 어떤 품목인지 전혀 알 수 없다는 겁니다. 마트에서 회의용 다과, 종이컵, 복사용지 등을 샀는지, 아니면 집에 가져갈 고기, 과일, 세제, 기저귀를 샀는지 알 수 없는 거죠. 품목이 찍힌 영수증이 없으면 국세청은 그냥 이렇게 보게 됩니다.

“이 중에 사적 지출이 섞여 있을 수 있겠네. 그럼 비용 인정 어렵다.”

고기, 과일, 세제, 아이 간식 등 누가 봐도 가정용 소비라고 판단되는 품목이 찍혀 있으면 그 순간 바로 아웃입니다. 그래서 상세 품목이 찍힌 영수증은 반드시 5년간 보관해 두셔야 합니다. 실물 영수증을 보관해두기 어려우시다면, 구매내역이 나와있는 영수증을 사진 찍어두시거나 캡쳐를 해두시면 좋습니다.

추가적으로 체크해봐야 하는 지출은?

이 외에 추가적으로 체크해봐야 하는 지출이 있는데, 그 첫 번째는 골프 접대입니다.

대표님들, 골프 많이 치시죠? “접대”라고 생각하고 법인카드로 그린피를 결제하십니다. 그런데 문제는, 실제 영수증을 보면 1인 비용만 결제되어 있는 경우가 많습니다. 대표님 본인 그린피만 법인카드로 긁고, 나머지 동반자들은 각자 개인 카드로 계산한 경우, 국세청 입장에서는 “이게 과연 거래처 접대일까? 아니면 대표님 개인 친목 골프일까?”라고 의심하는 게 당연하겠죠. 접대라면 누구와, 어떤 거래관계인지, 몇 명이 참석했는지, 그린피, 카트비, 식사비가 어떻게 결제되었는지 전체 흐름이 보여야 합니다. 대표님 몫만 법인카드로 결제했다면, 이건 대표 개인을 위한 레저비로 볼 여지가 매우 높습니다.

두 번째 지출은 출장경비입니다. 예를 들어, 공식 출장일정은 하루인데, 그 다음 날까지 숙박비가 계속 찍혀 있거나, 다음날 점심, 저녁 식비, 유흥비가 추가로 잡혀 있다면 국세청은 이렇게 생각합니다.

“첫 날은 업무, 둘째 날은 개인일정 아니었을까?”

출장이라는 이름으로 개인 여행이 섞여 있는 건 아닌지 바로 의심하게 됩니다. 그래서 출장 품의서와 보고서에 정확한 일정, 방문지, 미팅 대상, 미팅 목적...이런 내용들이 미리 명확히 기록되어 있어야 합니다. 출장기간을 벗어난 숙박비와 식대는 사적사용으로 보일 가능성이 아주 높습니다.

세 번째 지출은 상품권 구입입니다. 상품권은 많은 회사에서 직원복지나 거래처 선물용으로 한 번에 많이 구매하죠. 문제는 취득 시점에 한꺼번에 비용 처리만 해놓고, 실제 누구에게, 언제, 어떤 목적으로 지급했는지 기록을 남겨두지 않는 경우가 너무 많다는 겁니다. 세무조사에서 국세청이 요구하는 건 단순합니다. 상품권 산 건 알겠는데, 그걸 누구에게, 어떤 기준으로 나눠줬는지 보여달라는 거죠. 이때 상품권 관리대장이 없으면, “대표와 가족, 특정 임원들만 편법적으로 혜택을 본 게 아니냐.”는 의심을 받게 되고, 결국 비용인정 자체가 부인될 수 있습니다.

사적사용 적발되면 어떻게 되나?

지금부터는 본격적으로 법인카드 사적사용이 적발되면 어떤 일이 벌어지는지 정리해 보겠습니다.

우선, 법인 측면에서는 이미 비용 처리했던 내역들이 부인되면서 법인세가 추징되고, 부가가치세 매입세액 불공제가 나면서 부가세도 추징, 여기에 각종 가산세까지 붙습니다. 그리고 대표님 개인 입장에서는 사적사용 금액이 대표자 개인에게 귀속된 소득, 즉 상여로 잡히게 됩니다. 그렇게 되면 종합소득세 추징과 건강보험료 인상까지 한꺼번에 맞으면서 말 그대로 세금 폭탄을 맞게 될 수 있습니다.

여기서 끝이 아닙니다. 더 무서운 건 형사 리스크, 즉 횡령죄입니다.  자녀 학원비, 가족 해외여행 경비, 개인 차량유지비, 이런 것들을 반복적으로 법인카드로 긁고, 명백히 회사와 상관없는 지출인데도 아무 정리 없이 방치해두면, 이건 단순히 “세금 조금 덜 낸 문제”를 넘어서 “회사 돈을 빼돌려 개인적으로 쓴 것” 으로 해석될 수 있습니다. 특히 고의성이 뚜렷하고, 금액이 크고, 기간이 길다면 업무상 횡령죄로 이어져 집행유예는 물론, 실형 가능성까지 생깁니다.

여기에 한 가지 더, 바로 “주주 리스크”입니다. 회사에 가족 말고 제3자, 타인 주주가 한 명이라도 섞여 있다면, 상황은 완전히 달라집니다. 주주는 대표이사 개인이 아니라, 회사 전체의 주인 중 한 사람입니다. 당연히 회사 돈이 어떻게 쓰이는지 민감하게 볼 수밖에 없습니다. 이때 법인카드 사적사용 기록은 주주 간 분쟁이 생겼을 때 “대표이사가 회사 돈을 빼돌렸다.”, “회사 자금을 사적으로 유용했다.” 라는 민형사상 분쟁의 빌미로 바로 사용됩니다. 세무조사 리스크와는 별개로, 회사 내부에서 대표님의 리더십과 신뢰 자체를 무너뜨리는 폭탄이 될 수 있는 겁니다.

그래서 타인 주주가 있는 회사라면, 법인카드 사용에 대해서는 일반적인 가족회사보다 훨씬 더 엄격한 기준을 가져가셔야 합니다. “우리 회사 주주구성은 어떤지, 타인 주주가 있는지, 있다면 그 사람 눈으로 봐도 납득되는 카드 사용인지” 이 관점에서 법인카드를 다시 점검하셔야 합니다.

결국, 평소에 법인카드 사용내역을 얼마나 성실하게 관리하느냐가 세무조사와 횡령 리스크로부터 대표님과 회사를 지키는 유일한 골든타임 전략입니다.

조사 통보가 온 뒤에는 우리가 할 수 있는 일이 정말 제한적입니다. “카드를 긁는 그 순간, 내가 지금 ‘골든타임’을 쓰고 있다.” 는 생각을 꼭 한 번 떠올려 보셨으면 좋겠습니다. 우리 회사의 법인카드 사용에 이미 문제가 쌓여 있는 건 아닌지, 지금이라도 점검을 받아보세요. 전문가의 진단을 통해 어디까지는 정리로 회복이 가능한지, 어디부터는 구조를 바꿔야 하는지 꼭 상담 받아보시길 권해드립니다.